配車表の課題解決！紙やExcel（エクセル）による管理の問題点と配車管理システムの必要性を解説

車両とドライバーの割り当てや配送スケジュールを管理するための「配車表」は、いまだに紙やExcel（エクセル）で作成されるケースも多いと言われています。
しかし、配車表のアナログ管理は属人化しやすく、時間がかかるうえに人的ミスが起こりやすいなどの問題点があります。

この記事では、配車表とは何か、紙やExcelなど管理方法による違いや、配車管理システムの必要性について解説します。

配車表とは

配車表とは、車両とドライバーの割り当て、配送スケジュールを管理する一覧表のことです。

多くの運送会社では、配車業務を担当する配車係が、荷物の量や配送先に応じて車両とドライバーを割り振り、配車表を作成します。

ドライバーは配車表を見て、その日の配送ルートや時間を確認しながら業務を遂行できるため、誤配や遅延を防ぐことにもつながります。

配車表の管理について

配車表は、主に以下の3パターンで作成されています。

• 紙による管理
• Excel（エクセル）による管理
• 配車管理システム

配車表は、作成方法によって管理のしやすさ、使い勝手の良さに違いがあります。

ここでは、それぞれの配車表の特徴、メリットやデメリットを見ていきましょう。

紙による管理

紙の配車表は、依頼された荷物の伝票と地図を見ながら配車係が配送ルートを決定し、手書きで作成するのが一般的です。

配車業務は、ベテラン配車係が担当するケースも多く、昔ながらのアナログ管理が好まれる傾向にあるようです。

しかし、紙の配車表は、顧客からの急な変更依頼、ドライバーの体調不良、渋滞や通行規制による道路事情の変化など、配送業務に影響を及ぼす突発的な事象への対応には不向きです。

また、作成に時間がかかるうえに、書き間違えや読み間違えなどの人的ミスも起こりやすく、保管場所も必要になるため、効率という面ではデメリットが多くなります。

Excel（エクセル）による管理

作成時間を短縮するために、手書きではなくExcelの配車表を使用している運送会社も多いです。

インターネット上には、無料でダウンロードできる「配車表テンプレート」なども数多く出回っているため、手軽に導入しやすいというメリットがあります。

一方で、Excelの場合も、配車表への入力は手作業になるため、人的ミスが起こりやすい点は紙とそれほど変わりません。

また、「2時間かけて作った配車表がすべて消えてしまった」など、誤操作によって大きなトラブルを招くリスクもあります。

配車管理システム

配車管理システムとは、荷物情報・顧客情報・車両情報・ドライバー情報などを入力すれば、誰でも簡単に配送計画・ルート作成ができるツールのことです。

配送ルートの作成を自動化できるため、手書きやExcel管理に比べて、作業を行う人の経験やスキルが問われないというメリットがあります。

また、全ドライバーの配送ルートを一覧で表示でき、リアルタイムで情報の更新もできるため、配車漏れや重複配車を防ぐなど、配車精度の向上が期待できるでしょう。

配車管理システムには、幅広い業界・業種を対象として「業界汎用型」と、特殊性の高い業態・事業者向けに開発された「業界特化型」の2種類があります。

業界汎用型の配車管理システムは、配送や送迎、訪問などの業務効率化をサポートしてくれるツールとして、物流業界をはじめとしたさまざまな業界・業種で導入が進められています。

また、近年では、LPガス配送事業者や産業廃棄物収集事業者など、特有の配送条件がある業態に特化した配車管理システムやサービスも増えています。

例えば、LPガスの配車業務は、ガス切れを起こさないようLPガス容器内のガス残量を見越した配送や安全で効率的な配送ルートの選定、顧客による配送時間の指定など、多種多様なニーズに応えることが求められます。

紙やExcelで配車表を作成する場合、高い知見と豊富な経験を必要とするため、新人が担当することは難しく、そのノウハウを継承していくのも課題となっています。

このような特殊性の高い配送についても、業界特化型の配車管理システムを導入することで、ベテラン配車係に頼らず誰でも配送計画の作成ができるようになります。人材育成期間も短縮できるため、業界における人材不足の解消にも一役買ってくれるでしょう。

LPガス配送における配車管理システムの必要性

前章でも触れましたが、物流業界のなかでも特に特殊性の高いLPガス配送において、今後配車管理システムの導入は必要不可欠だと言われています。

ここからは、LPガス配送における現状の課題と、配車管理システムの必要性についてより詳しく解説します。

効率的なルートの見極め

配車業務の難しさは、考慮しなければならない制約や条件の多さにあると言われています。

依頼された荷物の情報、依頼主の要望、ドライバーのスキルや適性、その日の交通状況など、さまざまな情報を把握したうえで、最適な配送計画を作成しなければいけません。

ルート内にトラックが通行できない道路が含まれているなど、土地勘がないと気づけないことも多く、安全かつ効率的なルートを見極めは、ベテラン配車係の知識と経験に頼らざるを得ない状況があります。

ガス残量を見越した配送が必要

LPガスの配送は、容器内のガス残量を見越して行う必要があります。

一般的には、事業者の基幹システムが配送先の使用量などから配送期日を予測し、それをベースにベテランが次回の配送日を決定し、配車表を作成するケースが多いです。

配送が遅くなればガス切れを起こしてしまうので、最適なタイミングの見極めが重要です。そのため、ベテランであっても精神的な負担は大きいと言われています。

配車管理システムなら、基幹システムから排出された情報（CSV）をアップロードすることで「配送計画」を自動で作成することができます。サービスによっては基幹システムとAPI連携しているようなタイプもあり、いずれの場合も新人が簡単に配送計画を作成できるようになります。

配送ルート作成に時間がかかる

LPガスの配送ルートを作成する際は、配送先の場所や道路環境、指定された配送時間、トラックの積載量に合わせたボンベの重量や本数の決定など、複雑な条件を考慮しなければいけません。

適切な配送計画を作成するには、豊富な経験とスキルが求められます。

配車表の作成にかかる時間は、ベテランでも1日30分以上、新人の場合は1日2時間以上かかるケースも珍しくないと言われています。

そのため、結果的にベテランに頼らざるを得ないというLPガス配送事業者も多く、通常の運送会社よりも、さらに属人化の傾向が高いのが特徴です。

新人の育成に時間がかかる

LPガスの配送は、エリアごとに配送担当が決められているため、配車係を置かず、各ドライバーが担当エリアの配送計画を立てるケースが多いです。

ベテランの場合、自分の担当エリアの配送先・交通状況などは頭に入っているため、配送ルート作成もそれほど難しさを感じないかもしれません。

しかし新人の場合、担当エリア内にある複数の配送先の状況、交通状況などを把握したうえで、効率的な配送ルートを作成するのは非常に困難な作業です。

担当エリア内で実際に配送を行い、経験を積まなければ難しいと言えるでしょう。

そのため、LPガス配送事業者は新人の育成に時間がかかるうえに、担当エリアの変更もしにくく、柔軟な人材配置がしにくい状況となっています。

配車管理システムを導入すれば、膨大なデータをすべて頭に入れる必要はありません。

システム上で管理しているので、情報共有もしやすく、引継ぎなどのコミュニケーションコストも削減できるでしょう。

人材不足により効率的な配送が不可欠

LPガスの配送業務は、配送・保安業務資格の取得が求められるうえに、肉体的負担も大きく、今後一層の人材不足が予想されています。

人材の確保および早期育成は、業界全体で解決しなければならない重要な課題の一つです。

配車管理システム導入により、配車表作成や配送時間を短縮できれば、限られた人数で効率的な配送を実現することができます。

また、残業時間の削減やストレスの軽減など、ドライバーに対して今よりも働きやすい環境を提供することにつながり、新たな人材の確保もしやすくなるかもしれません。

配車表を自動作成できる配送効率化支援サービスとは

近年、LPガス配送事業者が抱える属人化や人材不足などの問題を解消できる配車管理システムの提供など、配送効率化支援を行う企業が増えています。

車両やボンベの重量、ドライバーの休憩時間といったLPガス配送業務特有の複雑な条件に特化した配車管理システムを導入すれば、ワンクリックで効率的な配送ルートの自動作成が可能です。

高速道路の利用の有無や、近くから、または遠くからといった巡回方法に合わせて、複数のルートから最適なものを選択できるため、担当エリア内の配送先や交通状況を把握していない新人でも、簡単に配送計画を立てることができるでしょう。

ルート作成後の編集も可能なシステムが多く、急な配送計画の変更や交通状況に合わせて柔軟に対応できるのも魅力です。

すべてのエリアで効率的な配送計画を作成できれば、ベテラン・新人問わず生産性の向上が期待できます。